المقدمة
في المؤسسات اليوم، دور فريق الدعم الفني (IT Support) ما بقاش محصور غير في حل المشاكل اليومية ولا يفتح تذاكر للـ users. الفريق هذا راه العمود الفقري تاع الـ IT infrastructure، وواحد من أكبر التحديات اللي يواجهها هو إدارة الأصول التقنية – IT Asset Management (ITAM).
بزاف شركات – خصوصاً المتوسطة والصغيرة – ما عندهاش حتى رؤية واضحة على وش عندها من أجهزة، برامج، ولا تراخيص. تلقى سيرفر يخدم وحدو في الكواليس وما يعرف عليه حتى واحد، ولا طابعة مربوطة في الشبكة تستنزف الميزانية بسبب سوء الاستعمال.
النتيجة:
- ميزانية الـ IT تروح في حاجات ما عندهاش قيمة.
- مخاطر أمنية تطلع (devices ماشي مراقبة ولا software مقرصن).
- صعوبة في اتخاذ قرارات استراتيجية (مثال: شحال نحتاجو hardware جديد العام الجاي؟).
لكن الحل يبان بسيط كي المؤسسة تطبق ITAM بطريقة صحيحة:
- تعرف بالضبط وش عندها، وين راه، وشكون يستعملو.
- تخفّض التكاليف المرتبطة بالـ IT.
- تزيد control على التراخيص وتفادى المشاكل القانونية.
- وتبني قاعدة بيانات دقيقة تعطي صورة شاملة على المنظومة التقنية.
بالمختصر، ITAM ماشي عملية ثانوية؛ هو الأساس لأي IT strategy ناجحة.
واش هو ITAM بالضبط؟
IT Asset Management – ITAM هو ببساطة إدارة كل الموارد التقنية اللي تستعملها المؤسسة.
يعني أي حاجة داخلة في الـ IT environment:
- أجهزة (PCs, Laptops, Servers, Printers, Routers…)
- برمجيات (Applications, Licenses, Operating Systems…)
- وحتى الموارد الافتراضية (Virtual Machines, Cloud services).
الهدف الأساسي: المؤسسة تكون عارفة وش عندها بالضبط، فين راه الأصل، شكون يستعملو، ووين وصل فـ دورة حياتو (Lifecycle).
علاش مهم؟
- التحكم في الميزانية: بلا ITAM، ممكن تشري أجهزة ما تحتاجهاش، ولا تجدد تراخيص software ما يستعملها حتى واحد.
- الأمان: أجهزة shadow (ما عندهاش متابعة) تقدر تكون مدخل لأي هجوم سيبراني.
- القرارات الاستراتيجية: المدير يعرف هل يبدّل أجهزة قديمة ولا يستثمر في hardware جديد.
- الالتزام (Compliance): احترام رخص البرامج باش المؤسسة ما تتعرضش لعقوبات.
الخطوات الأولى في ITAM
الخطوة 1: جرد الأصول (Inventory)
هذي هي البداية: تعرف كل واش عندك.
لازم تدير قاعدة بيانات مركزية فيها جميع الأجهزة والبرامج المستعملة فالمؤسسة.
كيفاش ندير الجرد؟
كاين عدة طرق:
- Script-based scan: سكريبتات تدور على الأجهزة وتجمع المعلومات.
- Domain-based scan: إذا عندك Active Directory ولا Domain Controller، تقدر تجيب منو data مباشرة.
- Agent-based scan: تثبت برنامج صغير (agent) في كل جهاز، وهو يرسل المعلومات للنظام (مفيد بزاف مع Windows، يعطيك تفاصيل كيما: manufacturer, status, location, cost).
- Distributed asset-based scan: شبكات كبيرة توزع فيها أدوات مسح assets عبر عدة مواقع.
الخطوة 2: Map your Assets (العلاقات بين الأصول)
ما يكفيش غير تعرف الأصل وش هو. لازم تعرف مع من مرتبط:
- سيرفر واش مربوط بخدمة business critical؟
- جهاز معين يستعمل software حساس؟
هنا يجي دور CMDB – Configuration Management Database.
CMDB يربط الأصول ببعضها ويوضح العلاقات، باش تعرف التأثير إذا أصل معين تعطل.
الخطوة 3: دورة حياة الأصول (Lifecycle)
واش نقصد بدورة حياة الأصول (Asset Lifecycle)؟
هي ببساطة المراحل اللي يمر بيها أي أصل تقني من أول يوم يدخل فيه للشركة حتى يخرج نهائياً. فهم هاد الدورة يساعدك تسيّر الأصول بذكاء وتقلل التكاليف وتستغلهم للآخر.
المراحل الأساسية:
- الاقتناء (Acquisition)
شراء الأصل (PC، سيرفر، برمجية…) بعد ما تحدد الحاجة وتدير الميزانية. - النشر / التوزيع (Deployment)
وين يتم تركيب الأصل أو تسليم البرمجية للمستخدمين مع الإعدادات اللازمة. - الاستعمال (Operation / Use)
المرحلة اللي يكون فيها الأصل يخدم يومياً ويعطي القيمة اللي شريته عليها. - الصيانة (Maintenance & Support)
تشمل التحديثات، التصليحات، الدعم الفني وحتى تبديل القطع إذا لزم الأمر. - الاستبدال أو التقاعد (Retirement / Disposal)
كي يوصل الأصل لنهاية عمره، يتم سحبه، إعادة بيعه أو تدويره بطريقة آمنة (خاصة البيانات).
كل أصل لازم يتبع cycle من لحظة شرائه حتى يخرج من الخدمة.
أمثلة على الحالات:
- “قيد الاستعمال”
- “قيد الإصلاح”
- “جاهز للاستعمال”
- “Out of service”
معرفة الحالة بالضبط تساعد في اتخاذ قرارات:
- نشري جديد؟
- نصلّح القديم؟
- نوزع الأجهزة على أقسام أخرى؟
الخطوات الأولى في ITAM تهدف تعطيك رؤية واضحة على الأصول التقنية تاعك:
وش عندك → كيفاش مربوط → وين راه في دورة حياتو.
ITAM و ITIL – علاقة تكامل
بزاف ناس يشوفو ITAM كأنه عملية وحدها، لكن في الحقيقة هو جزء مهم من إطار ITIL – Information Technology Infrastructure Library.
بالمختصر، ITAM يزوّد باقي عمليات ITIL بالـ data اللي يحتاجوها باش يخدمو صح.
Incident Management
وقت ما user يفتح ticket على مشكل، ITAM يبان دوره:
- يعرف أي جهاز ولا software مستعمل.
- يسمح للدعم الفني يدير remote access للجهاز ويتأكد من المشكل.
- يسهّل الربط بين الحادث والأصل اللي تسبب فيه.
مثال: واحد المستخدِمين يشكي أن الكمبيوتر تاعو ثقيل بزاف. بفضل ITAM، الدعم الفني يقدر يشوف أن الجهاز قديم بزاف ولا فيه نقص RAM، بدل ما يضيع وقت في تجارب عشوائية.
Problem Management
لو نفس المشكلة تتعاود بزاف (tickets مشابهة)، ITAM يقدر يحدد root cause. مثلاً: كل الأجهزة من نوع X عندها نفس العطب في القرص الصلب → يتم اتخاذ قرار بتغييرها ولا التعامل مع المورد.
Change Management
أي تغيير في المنظومة (install update, migrate server, deploy new app) عندو تأثير على الأصول. ITAM يعطيك خريطة العلاقات (من CMDB) باش تشوف:
إذا بدلت هذا السيرفر → أي خدمات رح تتأثر؟
إذا حدثت هاد التطبيق → واش كاين dependency مع أجهزة أخرى؟
هكذا المؤسسة تقدر تخطط للتغييرات بلا ما توقف الخدمة ولا تخسر data.
ITAM يمدّ معلومات دقيقة تساعد Incident, Problem و Change Management باش يكونو أكثر فعالية.
يعني ITAM مشي “إضافة اختيارية”، بل قلب ITIL ecosystem.
التنبيهات والتقارير (Notifications & Reports)
إدارة الأصول التقنية (ITAM) ماشي غير توثيق ولا جداول Excel، بل لازم تكون منظومة حية تتحرك مع التغييرات اللي تصير كل يوم.
وهنا يجي الدور تاع: التنبيهات (Notifications) و التقارير (Reports).
Notifications – الإشعارات الآلية
الأصول التقنية يتقاسمها بزاف أطراف:
- المستخدم النهائي (End user): يتأثر مباشرة لو أصل تعطل.
- مدير الأصول (Asset Manager): مسؤول على الصيانة والمتابعة.
- فريق المشتريات (Procurement): يهتم بالتراخيص والتجديد.
باش العملية تمشي صح، لازم كل طرف توصله إشعارات تلقائية وقت ما يتبدل وضع الأصل.
أمثلة عملية:
- سيرفر وقع فيه عطب → اليوزر يتبلغ أن الخدمة غير متوفرة + فريق الدعم يلقى Alert في Helpdesk system.
- License قريب يخلص → Procurement team يتبلغ باش يشري تراخيص جديدة قبل ما ينقطع البرنامج.
- أصل انتقل من “قيد الإصلاح” إلى “جاهز للاستعمال” → المسؤول على القسم يتبلغ باش يرجع يستعملو.
Reports – التقارير الدورية
التقارير هي اللي تعطي الإدارة صورة شاملة على المنظومة التقنية وتساعدهم فـ اتخاذ قرارات استراتيجية.
أمثلة على تقارير ITAM:
- الأجهزة اللي تسببّت في أكبر عدد من الأعطال (Downtime causes).
- عدد التراخيص المستعملة مقارنةً باللي شراهم المؤسسة.
- الأجهزة اللي خارج الضمان أو قرب يخلص ضمانها.
- تكلفة الأجهزة أو التراخيص في كل قسم.
- أصول ماشي Compliant مع Configuration standards.
بهذي المعلومات، المؤسسة تقدر تدير:
- Budgeting أدق.
- تتفادى Over-purchasing (شراء تراخيص/أجهزة زايدة).
- تزيد Availability للخدمات الحيوية.
الخاتمة
إدارة الأصول التقنية (IT Asset Management – ITAM) ماشي رفاهية، بل أساس لأي مؤسسة تحب تخدم صح وتتحكم في الموارد تاعها.
من الجرد (Inventory) لدورة الحياة (Lifecycle) وربطها مع ITIL، ITAM يعطي المؤسسة:
- صورة واضحة على واش عندها.
- قدرة باش تخفّض التكاليف.
- مرونة فالتخطيط للمستقبل.
- حماية من المخاطر الأمنية والقانونية.
إذا راك مهتم أكثر بالـ أدوات و الطرق اللي نستعملها شخصياً في إدارة الأصول وتطبيق ITAM،
خليلي تعليق أو تواصل معايا مباشرة.
رح نشارك معاك تجاربي العملية، وأعطيك تفاصيل على البرامج و المنهجيات اللي تنفعك باش تبدأ تطبقها في خدمتك.